Dicas para organizar o tempo e priorizar as tarefas de trabalho corretamente

Acordar, trabalhar, treinar, cuidar dos filhos e da casa, com tantas tarefas acumuladas, compromissos adiados e um número crescente de demandas, saber o que priorizar pode parecer impossível. Muitas vezes a sensação que fica é de que 24 horas não é tempo suficiente para realizar todas as atividades do dia. Mas a culpa é de quem?

Muitos acreditam que, no passado, a vida era mais produtiva e havia mais qualidade de vida. Havia horários bem definidos para começar e terminar o trabalho, almoçar e descansar. No entanto, com o advento do home office, essa delimitação entre vida pessoal e profissional tornou-se cada vez mais rara, e a sensação de demandas infinitas no trabalho parece cada vez maior.

Uma pesquisa está sendo realizada pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) para entender quantos indivíduos enfrentam dificuldades em se desconectar do trabalho fora do expediente. Essa incapacidade de “desligar” contribui diretamente para o aumento do desgaste mental.

O mundo hiperconectado também dificulta a separação entre trabalho e vida pessoal. Alguns países, como Austrália e Reino Unido, estão discutindo leis que garantam o direito dos trabalhadores ignorarem comunicações profissionais após o expediente, um passo importante para proteger a saúde mental.

Por que a organização no trabalho é a chave para o equilíbrio? Segundo dados do Instituto Locomotiva, 65% das pessoas afirmam não ter nenhum momento de descanso durante a semana. Esse desequilíbrio entre trabalho, lazer e outras atividades é um desafio crescente, que pode evoluir para o burnout, agora reconhecido como uma doença relacionada ao trabalho pela Organização Mundial da Saúde (OMS).

Esse cenário reforça a necessidade de repensar práticas corporativas e incentivar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A organização no ambiente de trabalho é essencial para estabelecer limites e promover o equilíbrio, especialmente em um mundo cada vez mais conectado.

“A organização funciona como um alicerce que permite gerenciar melhor o tempo, aumentar a produtividade e preservar a saúde mental. Um dos primeiros passos para lidar com demandas infinitas é definir prioridades claras e utilizar ferramentas práticas, como a matriz de Eisenhower, que ajuda a separar o que é urgente do que é importante”, afirma o  CEO Advisor, e especialista em tecnologia e negócios, Antonio Muniz, autor do livro “Smart Skills: Descubra seus pontos fortes para uma carreira produtiva e feliz”.

A matriz de Eisenhower,que divide tarefas em quatro quadrantes, ensina que aquilo que é urgente e importante deve ser feito imediatamente, enquanto o que é importante, mas não urgente, pode ser planejado. Além disso, o que é urgente, mas não importante, pode ser delegado, e o que não é nem urgente, nem importante deve ser eliminado. “Essa metodologia simples, mas eficaz, ajuda a reduzir o estresse e a sensação de sobrecarga, criando uma estrutura mais funcional para o dia a dia”, declara Antonio.

Como priorizar demandas infinitas?

Antonio Muniz explica como a matriz de Eisenhower e outras estratégias podem ser aplicadas para melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade. Confira as dicas:

1. Use a matriz de Eisenhower para organizar suas demandas - A Matriz de Eisenhower divide as tarefas em quatro quadrantes:

Importante e urgente: faça imediatamente.

Importante, mas não urgente: agende para depois.

Não importante, mas urgente: delegue.

Nem importante, nem urgente: elimine.

Essa organização ajuda a direcionar a energia para o que realmente importa. Segundo  especialista, “O que é urgente e importante precisa ser feito agora. De preferência de manhã, quando nosso cérebro está no pico de produtividade”, explica.

2. Comece o dia pelas tarefas mais importantes - Pesquisas mostram que nosso cérebro tem mais energia pela manhã, o que é ideal para realizar tarefas complexas. O livro A Única Coisa (Keller e Papasan, 2021) cita estudos que comprovam que decisões importantes tendem a ser mais assertivas no início do dia. Portanto, comece pelas demandas mais estratégicas.

3. Aprenda a delegar com confiança - A Matriz de Eisenhower sugere delegar apenas o que é urgente, mas não importante. No entanto, Muniz argumenta que delegar tarefas importantes também pode ser produtivo.“Confie na sua equipe. Delegar é um exercício de liderança e cria um ambiente de confiança. Além disso, pessoas capacitadas podem executar determinadas tarefas até melhor do que você”, declara.

4. Elimine o desnecessário - A eliminação de tarefas sem impacto direto nos resultados é fundamental. Gastar horas no noticiário ou em redes sociais, por exemplo, pode ser substituído por atividades mais produtivas. Adotar a regra 80/20, de Vilfredo Pareto, ajuda: 20% das ações geram 80% dos resultados.

“A regra 80/20 mudou a minha vida porque me ensinou a priorizar. Eu priorizo as ações que trazem mais resultado e o que não traz eu jogo no lixo ou agendo. Isso é muito importante”, enfatiza Muniz.

5. Planeje e agende atividades não urgentes - Atividades importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas. “Agendar tarefas evita que elas se tornem urgentes por conta do acúmulo, e também traz equilíbrio entre trabalho e vida pessoal”, pontua Muniz.

6. Priorize o autocuidado: boa noite de sono e energia renovada - Dormir bem é fundamental para o cérebro funcionar em alta performance. Segundo o livro Mente Afiada (Gupta, 2022), dormir de 7 a 8 horas por noite ajuda na recuperação do organismo e na consolidação da memória. Com energia renovada, as decisões se tornam mais claras e assertivas.

“Geralmente, as pessoas que dormem bem à noite tendem a estar mais felizes, produtivas e otimistas porque à noite, enquanto estamos dormindo, o nosso corpo aproveita o horário de descanso para trabalhar no nosso metabolismo, então tudo está conectado”, destaca o especialista.

7. Identifique o “oxigênio” do seu dia -O especialista propõe uma metáfora simples para definir prioridades:

Oxigênio: o que precisa ser feito hoje, sem falta.

Água: o que pode ser adiado por alguns dias.

Comida: o que pode ser deixado para semanas.

“Compartilho o seguinte pensamento, que eu também uso como reflexão no meu programa de Mentoria para Executivos: conseguimos viver no máximo três minutos sem oxigênio, senão a gente morre. Mas a gente consegue ficar três dias sem água e três semanas sem comida. A minha pergunta é: qual o seu oxigênio hoje? O que você precisa fazer hoje e não pode adiar para amanhã? O que é a sua água e você pode adiar para os próximos três dias? E qual é a sua comida que você pode ficar três semanas sem fazer? Esse exercício ajuda a separar o essencial do dispensável, trazendo mais clareza na tomada de decisão”, explica Antonio Muniz.

Menos urgência, mais estratégia

Ao aplicar a Matriz de Eisenhower, eliminar o que não agrega e priorizar as tarefas de forma estratégica, você não apenas se torna mais produtivo, mas também alivia o estresse de tentar dar conta de tudo. “Comece gradualmente, organize-se e veja como sua rotina pode se transformar. Afinal, quem começa o dia resolvendo o mais importante termina o dia mais feliz e confiante”, finaliza Antonio Muniz.